La creación de herramientas útiles para facilitar la comunicación o compartir contenidos siempre ha tenido acogida entusiasta en el mundo de los eventos. Los organizadores de reuniones o congresos aspiran de unos años a esta parte a generar experiencias lo más reales y cercanas posible de forma digital, evitando las desventajas en tiempo y coste que suponen los desplazamientos para asistir a ellos.

En este sentido, la realidad virtual y aumentada son, a día de hoy, grandes aliadas en la innovación y mejora de este tipo de eventos y convenciones corporativas. Esta tecnología facilita, tanto a los ponentes como a los asistentes, sumergirse en una experiencia inmersiva, que puede ser diseñada ad hoc (personalización de avatares, modelado de los espacios, etc..), mediante unas gafas VR con mandos que permiten al usuario interaccionar y participar en el evento casi del mismo modo que si estuviera en él físicamente.

La transformación digital trae consigo oportunidades para redefinir y mejorar la interrelación entre las personas, y el uso la realidad virtual en los eventos facilita ese acercamiento entre ellas, aunque sea de forma virtual.

Ventajas

Asistencia virtual e incremento de la participación

La planificación de un evento suele depender de varios factores. Uno fundamental es la necesidad de reunir a personas que se encuentran en diferentes lugares. Con la llegada de las videollamadas se solventó parte de este problema, pero a costa de que estos intercambios se volvieran más fríos y, en ocasiones, plagados de problemas técnicos.

La creación de espacios virtuales favorece un ambiente más natural, en el que los asistentes de un evento sienten que se encuentran físicamente en ese lugar, independientemente de su ubicación real.

Además, el hecho de que la asistencia sea más sencilla, al no tener que desplazarse a otra ciudad o país, repercute directamente en el grado de participación. Es más fácil y probable que las personas acudan a un evento inmersivo online que a uno presencial, puesto que no requiere del desplazamiento ni de grandes ajustes de agenda.

Personalización y gamificación

Las reuniones en espacios virtuales se caracterizan por contar con la presencia de avatares personalizados. Los usuarios crean su representación visual con las características que prefieran, normalmente con la finalidad de ser lo más parecidos a si mismos.

Al igual que en la vida real, los personajes se pueden mover y hablar entre ellos, lo que genera una sensación de mayor cercanía. En los eventos, esta característica permite al usuario adoptar un rol más activo, asemejándose al máximo  a una experiencia física real.

Esta herramienta también permite darle al evento un cierto grado de gamificación, puesto que, al igual que en los videojuegos, el individuo controla un avatar. Además, algunas plataformas permiten incorporar funcionalidades adicionales, como juegos o acciones divertidas, que subrayan ese valor lúdico.

Diferenciación

Cuando se pone en marcha un evento, causar una buena impresión y crear una experiencia memorable para los asistentes es uno de los objetivos prioritarios de toda organización. Sin embargo, destacar frente a otras empresas de eventos se ha vuelto una tarea complicada en un entorno tan competitivo.

En este sentido, el empleo de la realidad virtual es una oportunidad para diferenciarse en el mercado. Ofrecer una experiencia inmersiva, enriquecedora y creada a medida dejará en los presentes un recuerdo duradero y positivo del evento. Asimismo, incrementará el interés por acudir a futuras ediciones.

La inversión en tecnología supone un valor añadido en imagen para las marcas, que permite atraer la atención de otras empresas y figuras relevantes. Ser percibido como un evento puntero y vanguardista permitirá mantener un mayor nivel de relevancia en el sector. 

Plataformas

En cuanto a las herramientas para crear eventos virtuales, dos compañías destacan en su carrera por ser pioneros en el metaverso y poner a disposición de los usuarios espacios tridimensionales inmersivos de cualquier naturaleza:  Microsoft y Meta.

Microsoft AltSpaceVR

La plataforma de la empresa de Bill Gates ofrece la posibilidad de hacer eventos 3D dinámicos y de gran realismo. El acceso a la misma puede llevarse a cabo mediante gafas VR de Oculus, Windows Mixed Reality o en modo 2D directamente desde un PC.

Esta plataforma se enfoca en la realización de eventos públicos y privados con un fuerte carácter social y lúdico.

Algunas de sus características son la personalización de avatares, la creación de espacios públicos y privados personalizados, posibilidad de compartir la pantalla del ordenador para realizar presentaciones, o controles de seguridad y privacidad, entre otros.

Facebook Horizon Workrooms

Este portal permite crear reuniones de trabajo a través de la realidad mixta. La accesibilidad a sus oficinas virtuales es posible, además de con gafas de realidad virtual, desde otros dispositivos como un ordenador, móvil o tablet.

Algunas de sus características son la personalización de los avatares, integración con calendarios, pizarras virtuales infinitas, inmersión en el audio espacial en el que se percibe la voz según la distancia, compartir pantalla, archivos y tomar notas, y dimensión de espacios personalizables.

La creación de eventos inmersivos dentro de la estrategia de comunicación de una empresa es hoy en día algo absolutamente plausible y asequible. Lo más importante será diseñar una buena experiencia de usuario y un entorno 3d acorde a la naturaleza y objetivos del evento.

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